Septiembre supone mucho más que la vuelta a las aulas. Con el inicio de un nuevo curso se actualizan matrículas, datos de contacto, información académica, autorizaciones, servicios de comedor o transporte, cuentas de acceso y herramientas digitales. También se incorporan nuevas personas al alumnado y a los equipos docentes y administrativos.
Todo ello implica recoger, consultar, actualizar, compartir y almacenar una gran cantidad de datos personales, algunos de los cuales pueden requerir una especial protección.
Por eso, el inicio de curso es un buen momento para que colegios y centros educativos revisen no solo su documentación en materia de protección de datos, sino también cómo se gestiona realmente la información en el día a día.
La Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) recuerda que los centros pueden tratar los datos necesarios para desarrollar su función educativa, incluyendo determinadas categorías especiales cuando resulten necesarias. Esto no significa, sin embargo, que cualquier dato pueda recogerse o utilizarse para cualquier finalidad.
Protección de datos en centros educativos: no todo depende del consentimiento
Una de las dudas más habituales en los centros educativos es cuándo debe solicitarse el consentimiento de las familias o del alumnado.
La primera cuestión que debe tenerse clara es que el consentimiento no es la única base que permite tratar datos personales.
Gran parte de los tratamientos necesarios para desarrollar la actividad educativa cuentan con otra base jurídica. Por ejemplo, la propia función educativa permite realizar determinados tratamientos sin solicitar previamente un consentimiento específico. La AEPD confirma, por ejemplo, que la enseñanza reglada puede impartirse mediante plataformas digitales sin que el tratamiento asociado tenga que basarse en el consentimiento del alumnado.
La situación cambia cuando los datos van a utilizarse para otras finalidades, como determinadas publicaciones promocionales, difusión de imágenes o actividades que no estén amparadas por la función educativa. En estos casos habrá que determinar cuál es la base jurídica adecuada y, cuando corresponda recabar consentimiento, hacerlo de manera informada y para finalidades concretas.
Además, cuando un tratamiento de datos de una persona menor de edad se base en su consentimiento, la LOPDGDD establece con carácter general los 14 años como edad a partir de la cual puede prestarlo por sí misma, con las excepciones legalmente previstas. Por debajo de esa edad, debe intervenir quien ostente la patria potestad o tutela.
Septiembre: un buen momento para hacer una revisión
La protección de datos no debería limitarse a tener cláusulas y documentos archivados. El principio de responsabilidad proactiva del RGPD exige revisar cómo se están realizando los tratamientos y adoptar medidas acordes con los riesgos existentes.
Un cambio de curso puede modificar considerablemente esos tratamientos: nuevas personas usuarias, diferentes docentes, proveedores, dispositivos, aplicaciones, actividades o canales de comunicación.
Checklist de inicio de curso para proteger los datos de los alumnos:
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Revisar los formularios de matrícula y recogida de información.
Comprobar qué datos se solicitan, para qué se necesitan y si realmente todos ellos son necesarios. También conviene verificar que las cláusulas informativas estén actualizadas y expliquen de forma clara quién trata los datos, para qué finalidad, durante cuánto tiempo y cómo pueden ejercerse los derechos.
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Comprobar autorizaciones y tratamientos de imágenes.
No es lo mismo captar una imagen para desarrollar una actividad docente que publicarla posteriormente en la web o en las redes sociales del centro. La AEPD diferencia expresamente ambas situaciones y establece mayores requisitos cuando las imágenes se utilizan para difusión pública.
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Actualizar los permisos de acceso.
El personal debe acceder únicamente a aquella información que necesita para desempeñar sus funciones. El comienzo del curso es un buen momento para dar de alta nuevas cuentas, modificar permisos y desactivar accesos de personas que ya no trabajan o colaboran con el centro.
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Revisar las plataformas educativas y los proveedores digitales.
Antes de incorporar una nueva plataforma, aplicación o servicio en la nube, hay que analizar qué información trata, para qué finalidades, qué papel desempeña el proveedor, qué subcontrataciones existen, dónde se almacenan los datos y qué medidas de seguridad ofrece. En marzo de 2026, las autoridades españolas de protección de datos reforzaron precisamente estos criterios mediante unos principios específicos para plataformas educativas digitales.
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Utilizar canales adecuados para comunicarse con las familias y el alumnado.
Siempre que sea posible deben priorizarse las herramientas corporativas y las plataformas establecidas por el propio centro frente al uso informal de cuentas personales o aplicaciones de mensajería.
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Revisar la seguridad de equipos y sistemas.
Ordenadores, tablets, móviles, routers, impresoras de red o aplicaciones deben mantenerse actualizados. También conviene revisar contraseñas y mecanismos de autenticación, copias de seguridad, antivirus o soluciones de protección y los dispositivos que permanecieron sin utilizar durante el verano. INCIBE recuerda que las actualizaciones son una medida básica para corregir vulnerabilidades conocidas y reducir la exposición de los sistemas.
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Prepararse para posibles incidentes.
¿Sabe el personal qué debe hacer si envía información a una persona destinataria equivocada, pierde un dispositivo, detecta un acceso no autorizado o sufre un ataque informático? Debe existir un procedimiento para identificar y escalar rápidamente una posible brecha de datos, incluyendo la intervención de la persona Delegada de Protección de Datos cuando corresponda. La AEPD dispone actualmente de herramientas específicas para ayudar a valorar y gestionar estos incidentes.
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Revisar las nuevas herramientas de Inteligencia Artificial.
El uso de asistentes de IA por parte del profesorado o del personal administrativo introduce un nuevo punto de atención. No deberían introducirse datos personales del alumnado, documentación confidencial, informes, datos de salud o imágenes en servicios de IA que no hayan sido previamente evaluados y autorizados por el centro. La AEPD ha reforzado durante 2026 sus recomendaciones en este ámbito.
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Actualizar los contratos con empresas que acceden a datos personales.
Plataformas educativas, comedor, transporte, actividades extraescolares, mantenimiento tecnológico u otros proveedores pueden necesitar acceder a información personal para prestar sus servicios. En cada caso debe determinarse correctamente su relación con el centro y establecer las garantías correspondientes.
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Recordar las normas al equipo.
Muchas incidencias no se producen por falta de tecnología, sino por errores cotidianos: compartir información con quien no corresponde, utilizar cuentas personales, dejar documentación accesible o introducir datos en herramientas no autorizadas. La formación y concienciación del personal siguen siendo una de las principales medidas preventivas.
Plataformas educativas: una revisión especialmente importante este curso
La creciente digitalización de la educación hace que las plataformas empleadas por los centros merezcan una atención especial.
En marzo de 2026, la AEPD, junto con las autoridades catalana, vasca y andaluza de protección de datos, publicó unos principios básicos para la contratación y utilización de plataformas educativas digitales aplicables a administraciones educativas y a centros públicos, concertados y privados.
Entre otras cuestiones, las autoridades destacan la necesidad de definir correctamente las responsabilidades, determinar la legitimación y las finalidades del tratamiento, analizar los riesgos, aplicar la protección de datos desde el diseño y por defecto, garantizar la transparencia, controlar a proveedores y subproveedores y revisar posibles transferencias internacionales de información.
También se señala la importancia de que la persona Delegada de Protección de Datos participe desde las fases iniciales de selección e implantación de estas herramientas, especialmente cuando puedan implicar tratamientos de mayor riesgo.
Por tanto, incorporar una nueva plataforma porque “otros centros ya la utilizan” o porque ofrece una versión gratuita no sustituye al análisis previo que debe realizar cada organización.
¿Es obligatorio tener Delegado de Protección de Datos en un colegio?
En muchos casos, sí.
La LOPDGDD establece expresamente la obligación de designar una persona Delegada de Protección de Datos para los centros docentes que impartan enseñanzas en cualquiera de los niveles establecidos en la legislación reguladora del derecho a la educación, incluyendo, entre otros, Educación Infantil, Primaria, ESO, Bachillerato, Formación Profesional, enseñanzas de idiomas, artísticas, deportivas, educación de personas adultas y enseñanza universitaria.
Esto es importante porque no debe confundirse automáticamente cualquier academia o actividad formativa con uno de estos centros docentes: en otros centros de formación habrá que analizar las circunstancias concretas y los supuestos generales establecidos por el RGPD.
El DPD no debería ser únicamente una figura a la que recurrir cuando aparece un problema. Su función incluye informar, asesorar y supervisar el cumplimiento de la normativa, por lo que puede desempeñar un papel especialmente útil en la planificación de nuevos tratamientos, tecnologías o procedimientos.
Proteger los datos también forma parte de preparar el nuevo curso
Actualizar horarios, organizar aulas, comprobar instalaciones o preparar las plataformas educativas son tareas habituales antes de que comience el curso.
Revisar cómo se protegen los datos personales debería formar parte de esa misma planificación.
Una correcta gestión de la privacidad y de la seguridad de la información permite reducir riesgos, establecer procedimientos claros para el personal y ofrecer mayores garantías al alumnado y a sus familias.
¿Cómo podemos ayudarte desde Grupo Isonor?
En Grupo Isonor ofrecemos un servicio integral que combina ciberseguridad, protección de datos, formación, asesoramiento, gestión de riesgos y cumplimiento normativo, adaptado a la realidad de cada empresa y sector.
Desde el área de Protección de Datos de Grupo Isonor ayudamos a organizaciones y centros a revisar su adecuación a la normativa, analizar riesgos, actualizar procedimientos y contar con el asesoramiento especializado de una persona Delegada de Protección de Datos cuando sea necesario.
El inicio de curso es un buen momento para comprobar que todo está preparado, también en materia de privacidad y seguridad.
Contamos con personal especializado en estas acciones que pueden asesorarte, ¡Contáctanos sin compromiso!
