PUBLICADA LA LEY 2/2023, DE 20 DE FEBRERO DE PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE, QUE OBLIGA A LAS EMPRESAS DE MÁS DE 50 TRABAJADORES, SECTOR PÚBLICO Y OTRAS ENTIDADES A CONTAR CON UN SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN EN EL QUE ESTÉ INTEGRADO UN CANAL DE DENUNCIAS.
En el día de hoy se ha publicado en el Boletín Oficial del Estado la Ley 2/2023, reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción, a través de la cual se traspone al ordenamiento jurídico español la Directiva Whistleblowing.
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1- ¿CUÁL ES EL OBJETIVO DE ESTA NORMATIVA?: PROTEGER AL INFORMANTE
El whistleblower o informante es la persona que, actuando de buena fe, denuncia unos hechos contrarios a la ley y/o normativas éticas de la organización, con la finalidad de hacer un bien a la sociedad o a sí mismo.
Para que pueda realizarse con garantías, es necesario que exista una debida protección del informante contra represalias de cualquier tipo.
Por tanto, el objetivo de esta normativa es que, tanto las entidades públicas como privadas, establezcan un Sistema Interno de Información obligatorio en el que se integra un Canal de Denuncias o también llamado Canal Ético o de Información, el cual desarrolle un modelo de gobernanza interno ante conductas ilícitas, con políticas y procedimientos de gestión, con la clara garantía de otorgar una protección adecuada a los informantes, frente a las represalias que puedan sufrir cuando informen sobre alguna conducta ilícita.
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2- ¿QUÉ ES UN SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN Y UN CANAL DE DENUNCIAS?
Un Sistema Interno de Información desarrolla un modelo de gobernanza interno ante conductas ilícitas, con normativas, políticas, y procedimientos de gestión internos específicos sobre su funcionamiento y gestión (derechos de los trabajadores, conceptos básicos, garantías del denunciante, hechos denunciables, órgano gestor en la empresa, procedimiento para denunciar, plazos de atención de la misma, protocolos para las fases de análisis, investigación, decisiones, régimen sancionador, posibles acciones legales…
Por otro lado es importante que los empleados comprendan que si mienten o distorsionan la verdad, pueden ser objeto de una investigación y, posiblemente, enfrentarse a una acción legal), para garantizar estándares éticos en las organizaciones públicas y privadas, buscando siempre la Protección del Informante.
Un Canal de Denuncias es la herramienta, integrada en el Sistema Interno de Información, que una entidad pone a disposición de sus trabajadores así como de terceros relacionados con ella (colaboradores, proveedores…), con la finalidad de que, de forma confidencial, informen a la empresa sobre sospechas de determinados incumplimientos del ordenamiento jurídico dentro del seno de la organización.
Además de una obligación para determinadas entidades, su implantación es fundamental para reducir riesgos y mejorar la transparencia de la empresa.
De esta forma, se previene que las personas cometan actos de fraude, corrupción, acoso y otras acciones indebidas en una etapa temprana, contribuyendo a detectarlos y gestionarlos en caso de que ocurran.
Debe tenerse claro que un Sistema Interno de Información es un elemento esencial en la cultura de cumplimiento normativo.
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3- ¿QUIÉN ESTÁ OBLIGADO POR ESTA NORMATIVA A CONTAR CON UN SISTEMA INTERNO DE INFORMACION CON SU CANAL DE DENUNCIAS INTEGRADO?
De acuerdo con lo que se establece en esta normativa, estarán obligados a establecer este Sistema Interno de Información con su Canal de Denuncias:
- Personas, tanto físicas como jurídicas, que, perteneciendo al sector privado, tengan contratados 50 o más trabajadores y trabajadoras.
- Todas las entidades que integran el Sector Público (los municipios de menos de 10.000 habitantes pueden compartir el Canal de Denuncias). Como Corporaciones de derecho público, se incluyen los Colegios Profesionales.
- Algunas entidades, atendiendo a su actividad, independientemente del número de personas trabajadoras: Partidos Políticos, Sindicatos, Organizaciones Empresariales y las Fundaciones creadas por unos y otros de los anteriores, siempre que estas últimas reciban o gestionen fondos públicos, así como aquellas que pertenezcan al sector público.
- Independientemente del número de trabajadores, las personas jurídicas del sector privado que entren en el ámbito de aplicación de la UE en materia de servicios, productos y mercados financieros, seguridad del transporte y protección del medioambiente, de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo (solo aquellos sujetos obligados que deban implantar un Sistema de PBCFT en aplicación del RD 304/2014).
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4- ¿CUÁNDO ENTRÓ EN VIGOR ESTA LEY?
La Ley entra en vigor a los 20 días de su publicación en el Boletín Oficial del Estado (BOE), esto es el 13 de marzo de 2023. A partir de esta fecha empieza a correr el plazo del que disponen las distintas entidades para implantar el Sistema Interno de Información con su Canal de Denuncias Interno integrado.
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5- ¿CUAL ES EL PLAZO PARA TENER IMPLANTADO EL CANAL DE DENUNCIAS Y CUMPLIR CON LAS OBLIGACIONES DERIVADAS DE LA NORMATIVA AQUELLOS SUJETOS OBLIGADOS?
El Sistema de Información Interno y el Canal de Denuncias integrado en el mismo, deberá estar implantado, en el plazo máximo de 3 meses siguientes a la entrada en vigor de la norma. Es decir, como máximo el 13 de junio de 2023, para todos los casos.
No obstante, para empresas de 50 a 249 trabajadores, así como los municipios de menos de 10.000 habitantes, el plazo se extiende hasta el 1 de diciembre de 2023.
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6- NO ES OBLIGATORIO CONTAR CON UN DELEGADO DE PROTECCIÓN DE DATOS
Durante la tramitación parlamentaria se ha eliminado la necesidad de contar con un Delegado de Protección de Datos, siendo únicamente obligado su nombramiento para la Autoridad Independiente de Protección del Informante.
No obstante, es muy recomendable el nombramiento del mismo para que, en el ejercicio de sus funciones, supervise el tratamiento de datos del Sistema Interno de Información.
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7 – GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS
Los canales de denuncia pueden ser gestionados Internamente por alguien designado al efecto con la capacitación adecuada, perteneciente a la propia entidad.
No obstante, se permite la posibilidad de que los mismos puedan ser gestionados de forma Externa, garantizando de que la denuncia será en todo momento confidencial, cumpliendo toda la normativa al efecto y tratada profesionalmente.
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8 – RESPONSABLE DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
Independientemente de que la gestión del canal sea externa o interna, la entidad obligada debe proceder con la designación de una persona física responsable de la gestión de dicho sistema interno de información, debiendo realizarse el nombramiento ante la Autoridad Independiente de Protección del Informante en el plazo de diez días hábiles desde su designación.
En el caso del sector privado, el Responsable del Sistema deberá ser un directivo de la entidad.
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9 – TIPOS DE CANALES DE DENUNCIAS SEGÚN SU FORMATO
Según el formato utilizado, el Canal de Denuncias puede ser
- Telefónico.
- A través de sistemas de mensajería de voz.
- Reuniones presenciales.
- Correo electrónico o postal.
- Canal digital.
Sin duda un Canal de Denuncias Digital, a través de un software adecuado, es el medio más eficiente y adecuado y el único que puede garantizar la seguridad de la información, la confidencialidad del informante, la trazabilidad de la denuncia y la automatización del proceso, haciendo posible que se cumplan todos los requisitos que exige la normativa.
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10- REQUISITOS MINIMOS CON LOS QUE DEBE CONTAR UN CANAL DE DENUNCIAS INTERNO PARA CUMPLIR CON LA NORMATIVA Y SER EFICIENTE
Para que la implantación y gestión del Sistema de Información Interno y su Canal de Denuncia que cumpla con la normativa, deberán cumplirse los siguientes requisitos mínimos:
- Garantizar, en todo momento, la confidencialidad de los informantes. Es por este motivo, que se permite la posibilidad de que las denuncias sean interpuestas de forma anónima, si se desea hacerlo de ese modo.
- Plazo de 7 días, desde la recepción de la denuncia, para enviar acuse de recibo de la misma al informante.
- Designación de órgano gestor objetivo, transparente e imparcial, que sea además competente para recibir y seguir las denuncias.
- Seguimiento de la denuncia de forma diligente, debiendo resolverse la misma en un plazo máximo de 3 meses (pudiendo prorrogarse 3 meses más para el caso de que se encuentre debidamente justificada y el canal de denuncias sea externo).
- Publicidad del Canal de Denuncias implantado y de su procedimiento de gestión, de forma clara y accesible. Debe constar en la página web, en la página de inicio, en una sección separada y fácilmente identificable.
- Estar integrado dentro del Sistema Interno de Información Obligatorio.
Además para que sea eficiente el Sistema de Información y su Canal de Denuncias debe:
- Resultar un mecanismo accesible, fácil y rápido de usar
- La empresa debe comunicar la existencia del canal a los empleados, su funcionamiento, objetivos y su Normativa Específica Interna. Informar y formar.
- Revisar periódicamente el funcionamiento del canal
- Establecer un régimen sancionador adecuado.
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11- SANCIONES POR NO CUMPLIR CON ESTA NORMATIVA
En el caso de las personas jurídicas, la ley prevé que, ante la comisión de una infracción leve, se le pueda imponga una multa que ascienda hasta los 100.000 euros.
Para las infracciones graves, la multa será de 100.001 a 600.000 euros.
La multa será de 600.000 a 1.000.000 de euros por la comisión de infracciones muy graves.
La normativa dispone que el incumplimiento de la obligación de disponer de un sistema interno de información en los términos establecidos en la Ley, será considerado una infracción muy grave.
Adicionalmente se prevén sanciones reputacionales, como la amonestación pública pudiendo ser publicadas en el BOE cuando la cuantía sea superior a 600.001 euros; prohibición de obtener subvenciones u otros beneficios fiscales durante un plazo máximo de 4 años o la prohibición de contratar con las Administraciones Públicas durante un plazo de 3 años.
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12- AUTORIDAD INDEPENDIENTE DE PROTECCION DEL INFORMANTE
La Ley prevé la creación de una Autoridad Independiente de Protección del Informante, entidad a la que, entre otras funciones tales como la adopción de medidas de protección al informante, se le otorga la potestad sancionadora en esta materia.
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13- VENTAJAS DE IMPLANTAR UN BUEN SISTEMA DE INFORMACION INTERNO:
- Cumple con la normativa de Protección del Denunciante, a su vez también con las de Igualdad y de Prevención de Acoso Laboral, Prevención de Blanqueo de Capitales, RGPD, RSC, Sistema de Gestion del Compliance, Sistema de Gestión Antisoborno en la organizacion…
- Alcanzar una verdadera cultura ética, de integridad , transparencia y cumplimiento normativo en el seno de las organizaciones
- Medida de vigilancia y control de carácter preventivo.
- Reduce los costes reputacionales y económicos.
- Favorece la contratación con la Administración Pública, homologación de proveedores, adjudicación de Ayudas …
- Es una muestra de compromiso con la sociedad y con los grupos de interés (clientes, empleados, proveedores, accionistas, inversores…).
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14- SOLUCIONES QUE TE OFRECEMOS PARA IMPLANTAR CON ÉXITO EL SISTEMA INTERNO DE INFORMACION Y SU CANAL DE DENUNCIAS EN TU ORGANIZACION:
Grupo Isonor, como expertos en Cumplimiento Normativo y Digitalización, te ofrecemos desde nuestra área de Consultoría Jurídica Compliance un servicio Integral en esta área de buen gobierno corporativo, ética, integridad y transparencia, para implantar de forma sencilla y eficaz el Sistema Interno de Información y su Canal de Denuncias en tu organización.
*ISOGES CANAL DE DENUNCIAS: herramienta digital diseñada por ISONOR (dos modalidades) que garantiza:
- Agilidad en la implantación
- Sencillez y acceso continuo
- Trazabilidad de la denuncia
- Seguridad de la Información
- Cumple con la Directiva y la normativa de Protección de Datos
- Permite la gestión de denuncias de forma rápida y eficaz
- El formulario de denuncia puede integrarse en su Web
- Genera comunicaciones con el denunciante de forma inmediata, confidencial y anónima
- Proporciona informes generados de forma automática
- Escalable con otros módulos de la herramienta
*DISEÑO DEL SISTEMA INTERNO DE INFORMACION en el que está integrado el Canal de Denuncias:
Que desarrolle un modelo de gobernanza interno ante conductas ilícitas, con normativas, políticas, protocolos y procedimientos de regulación, funcionamiento y gestión del canal y de tramitación y gestión de las denuncias, para garantizar estándares éticos en las organizaciones públicas y privadas, buscando siempre la Protección del Informante.
*ASISTENCIA EN LA GESTIÓN DEL CANAL DE DENUNCIAS:
Asistencia al responsable del Sistema Interno de Información
- Análisis y valoración preliminar de la comunicación
- Coordinación de actuaciones preliminares
- Redacción de informe de admisión/inadmisión
*FORMACIÓN QUE TE OFRECEMOS EN MATERIA DE CANAL DE DENUNCIAS Y SISTEMA INTERNO DE INFORMACIÓN
En nuestro catálogo de formación contamos con cursos online en esta materia bonificable, además de poder diseñar formación a medida, tanto en modalidad, contenido, y destinatarios, en función de las indicaciones del Departamento Jurídico y de las necesidades empresa, para lograr una idónea información, formación, sensibilización y compromiso entre toda la plantilla para lograr una adecuada implantación del Sistema de Información Interno entre toda la plantilla de la empresa.
Disponemos a su vez de formación online estandarizada en esta materia. A su vez podríamos gestionar la posible bonificación de la formación en las cuotas de la Seguridad social de la empresa.
*CONSULTORIA COMPLIANCE A MEDIDA
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